「個人情報保護に関する法律」が施行されて以来、顧客情報や販売情報など、社内でも様々な個人情報の管理状態を気にするようになりました。 弊社の実例でも、とあるお客様が、今まで支社ごとに管理していた顧客情報を、他の支社が必要になった時に、圧縮ファイルをメールに添付し、受け渡しを行っていたという例があり、現在どこにどんな個人情報が散らばっているのか、全く把握できない状態になっていました。 調べてみると、全国の顧客情報は50万件を超え、それらが数万件づつに分かれて各支社に保管され、かつその複写に関しては数を把握することは不可能でした。
そして、もっとも問題なのは、どの情報が最新情報なのかが担当者レベルでしか把握できなくなっており、ダイレクトメールが戻ってくる確率が年々高くなっていたことです。

今は顧客情報でお話しましたが、実際には、売り上げ情報や問い合わせ情報、あるいは取引先情報、クレーム情報、アンケート情報、社員情報など、「個人情報」といわれる情報は社内に山のようにあります。
これらの情報を、「個人情報保護に関する法律」が施行されたといっても、現状のままでは増殖(複写)することを抑えることはできず、どこかの経路で情報漏えいがあったとしても、その漏えい元を見つけ出すのは大変むずかしくなります。
また先ほども書きましたとおり、最新のデータであるかどうかが判断付かない状態であれば、データの信頼性は低くなり、広告戦略の足を引っ張る可能性もでてきます。

これを解決するために必要なのは、情報の一元化です。そして担当者レベルでその情報の書き換えや複写を行うのではなく、データアクセスへの権限で管理することにより、個人に頼らないデータの管理を可能にさせることです。

それを実現するには、まずは全国に散らばったデータをすべて一箇所に集め、ひとつのデータベースの中に取り込んでしまうことです。 一度取り込んでしまえば、どれが最新で、どれが重複していて、といった問題はすべてデータベースが行ってくれ、かつデータへのアクセス権限を付与することで、データへ誰がアクセスしたかをすべて把握できるようになります。
もちろん、支社間でデータの受け渡しなどせずにすみますので漏えいのリスクがぐっと減ってきますし、データ件数や信頼性をすべて本社で管理できるようになるわけです。

さて、データベース化するメリットはこれだけではありません。詳しくお知りになりたい方は、お問い合わせフォームからご質問ください。
担当より詳細なご説明をさせていただきます。